GRUNDLAGEN
Warum die KI zuerst Ihren Betrieb kennen muss.
Stellen Sie sich vor, jemand soll zum ersten Mal ein Angebot für Ihren Betrieb vorbereiten. Die Person bekommt eine Zeichnung und die Bitte: „Kalkulier das mal.“ Es fehlen Materialpreise, die übliche Ausführung und Erfahrungswerte für die Arbeitszeit. Genau so beginnt häufig die Arbeit mit KI.
Die KI kann trotzdem eine Antwort liefern. Ob diese Antwort zu Ihrem Betrieb passt, ist eine andere Frage. Deshalb beginnt meine Arbeit mit einer Wissensgrundlage.
Das Wissen aus dem Kopf holen.
In jedem Betrieb gibt es Regeln, die selten aufgeschrieben sind. Welchen Lieferanten man für welches Material anfragt. Welche Bearbeitungsschritte dazugehören. Wann ein pauschaler Verschnitt sinnvoll ist und wann genauer hingeschaut werden muss.
Dieses Wissen sammeln und strukturieren wir gemeinsam. Dafür kann am Anfang eine übersichtliche Datei reichen. Entscheidend sind der Inhalt, sein aktueller Stand und die Frage, ob die KI ihn bei der Bearbeitung tatsächlich erhält.
Die Wissensdatei beantwortet: Was muss ein Assistent über unseren Betrieb wissen, bevor er diese Aufgabe vorbereitet?
Was gehört hinein?
- Die Leistungen und Begriffe, mit denen Ihr Betrieb arbeitet.
- Freigegebene Kalkulationsregeln mit ihrem Geltungsbereich.
- Quellen für Preise, Materialien und technische Angaben.
- Erfahrungswerte, klar getrennt von noch ungeprüften Annahmen.
- Vorgaben dazu, wann nachgefragt und von einem Menschen geprüft werden muss.
Nicht jede Information gehört in jede Aufgabe. Für eine Projektzusammenfassung braucht die KI andere Angaben als für die Materialkalkulation. Die Wissensgrundlage wird deshalb passend zur Arbeit gegliedert.
Wie konkret das aussehen kann.
Eine erfundene Beispielregel für einen Empfangstresen lautet: „Eiche-Platten beim freigegebenen Lieferanten anfragen. Den Einkaufspreis aus dem alten Auftrag nicht übernehmen. 65 € netto je Arbeitsstunde ansetzen. Fehlen Montageort oder Zugangsweg, vor der Kalkulation nachfragen.“ Damit hat ein Assistent klare Vorgaben statt der Bitte, irgendwie ein Angebot zu erstellen.
Im neuen Grundriss ist der Tresen 2,80 m breit; beim früheren Auftrag waren es 3,20 m. Die KI kann diesen Unterschied für die Prüfung markieren. Daraus folgt aber nicht, dass der gesamte Auftrag pauschal 12,5 Prozent günstiger wird: Anfahrt und viele Montageschritte bleiben ähnlich.
Wissen allein ist noch kein Ablauf.
Als Nächstes legen wir die Schritte fest. Bei einem Angebot beginnt das mit dem Lesen der Unterlagen und einer Zusammenfassung. Der Verantwortliche prüft, ob der Auftrag richtig verstanden wurde. Danach folgen Materialbedarf, Einkaufspreise und Verschnitt. Arbeitsstunden werden auf Grundlage der betrieblichen Erfahrungswerte ergänzt.
Die technische Kalkulationsbasis bleibt sichtbar. Welchen Verkaufspreis der Betrieb daraus macht, ist eine kaufmännische Entscheidung des Menschen. Ein früheres Angebot mit einem Sonderpreis ist deshalb nicht automatisch der richtige Maßstab für die Arbeitszeit.
„Anlernen“ heißt hier: Kontext bereitstellen.
Wir trainieren dabei kein eigenes Sprachmodell. Wir richten Informationen, Anweisungen und Zugriffe so ein, dass die KI sie für die Aufgabe nutzen kann. Ob und wie diese Informationen zwischen Sitzungen verfügbar bleiben, hängt vom eingesetzten Werkzeug und seiner Einrichtung ab.
Auch dann kann die KI Angaben übersehen oder falsch einordnen. Quellen, offene Fragen und menschliche Prüfschritte gehören deshalb zum Ablauf. Erst an echten Aufträgen sehen wir, welche Teile verlässlich funktionieren und wo nachgebessert werden muss.
Ein einfacher Anfang.
Nehmen Sie einen wiederkehrenden Arbeitsschritt und einen bereits abgeschlossenen Auftrag. Schreiben Sie auf, welche Informationen und Regeln Sie dafür gebraucht haben. Damit haben Sie die erste Grundlage, um eine KI-Vorbereitung mit Ihrer bisherigen Arbeit zu vergleichen.
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